Políticas de privacidad
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Entidad o Desarrollador, empresa ZONA CREATIVOS SAS NIT 901233659-1 Bogotá - Colombia
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I. OBJETIVO ZONA CREATIVOS S.A.S , NIT 901233659-1 domiciliada en la ciudad de Bogotá da cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables: La Ley 1581 de 2012 establece disposiciones generales para el tratamiento de datos personales y busca proteger la información personal registrada en cualquier base de datos que permite realizar, entre otras actividades la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión (en adelante denominados Tratamiento) por parte de entidades de naturaleza pública y privada.
II. ZONA CREATIVOS S.A.S Se basa en las siguientes definiciones para el tratamiento de datos personales: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afer::tan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
III. ZONA CREATIVOS S.A.S Aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales que rigen la materia • Legalidad: El Tratamiento de datos personales como actividad reglamentada se sujeta a lo establecido en las disposiciones. • Finalidad: El Tratamiento de los datos personales almacenados, actualizados y usados por ZONA CREATIVOS S.A.S obedecen a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual es informada al titular. • Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. • Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. • Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. • Seguridad: Los Datos Personales deben Tratarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas para dar seguridad a los registros de las bases de Datos Personales. • Confidencialidad: Todas las personas que participen en el Tratamiento de Datos Personales deben garantizar la reserva de dicha información.
IV. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR En el Tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada por parte titular del dato que este pueda tratarse. ZONA CREATIVOS S.A.S ha solicitado tal autorización mediante publicación en nuestra página web https://www.zonacreativos.com ; por este medio se invita a conocer el tratamiento de datos que se le da a la información en ZONA CREATIVOS S.A.S y los canales para conocer, aclarar, modificar, ampliar o suprimir información por parte de un titular de datos. Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que; la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Prueba de la autorización. Los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los Titulares podrán en todo momento solicitar al Responsable o Encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. El Responsable y el Encargado deben poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. Si vencido el término legal respectivo, el Responsable y/o el Encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012. Datos recolectados antes de la expedición del decreto. Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto1377 DE 2.013, se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Los Responsables deberán solicitar la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en el artículo 7, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de Estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos. 2. Para efectos de lo dispuesto en el numeral 1, se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el Responsable o Encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos. 3. Si los mecanismos citados en el numeral 1 imponen al Responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, el Responsable podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el numeral 1, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, página de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación. En efecto, a través de la comunicación 20130729063, ZONA CREATIVOS S.A.S ha cumplido con este requisito el día 30 de julio de 2.018..
V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Como Responsables del Tratamiento de datos se han desarrollado políticas para el Tratamiento de los datos personales y así velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas, las cuales se habilitan a través de este manual y están disponibles para el conocimiento de los titulares: TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD: INFORMACION UTILIZADA EN DESARROLLO DEL OBJETO SOCIAL: Para dar cumplimiento a las obligaciones asociadas a los contratos con los clientes, se debe contar con un mínimo de datos de los titulares relativos a: nombres, apellidos, razón social, documento de identificación, direcciones, correos electrónicos y teléfonos de contactos. Esta información es almacenada y utilizada para propósitos de contacto por cuenta de un Cliente institucional autorizado debidamente por el titular al originar su vinculación y es gestionada por ZONA CREATIVOS S.A.S a través de su operación diaria. Una vez obtenida la autorización del Titular para recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, actualizar y cruzar con información propia o de terceros, a través de cualquier medio y en forma directa o a través de encargados del tratamiento, ZONA CREATIVOS S.A.S tendrá las siguientes finalidades en el Tratamiento de los datos personales: Realizar gestiones propias del negocio como Cobranza, localización, contacto personalizado, ofrecimientos comerciales o publicitarios, Auditorias o gestiones de fidelización de clientes, encuestas, agendamientos, consultas, verificaciones, referenciación, facturación, y similares bajo estrictas condiciones ceñidas a la normatividad vigente en cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los acuerdos de servicio contratados con ZONA CREATIVOS S.A.S Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes internos y externos, Proveedores, aliados y demás terceros públicos y/o privados, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de ZONA CREATIVOS. Promocionar productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de ZONA CREATIVOS S.A.S. El tratamiento que se realiza a los datos personales abarca: Compartir la información con los encargados del tratamiento. o los Clientes Institucionales- personas jurídicas que tengan la calidad de contratantes, proveedores, aliados, outsourcing y demás terceros relacionados directa o indirectamente con el objeto social de ZONA CREATIVOS S.A.S. Cumplir con las disposiciones normativas sobre transferencia de datos a terceros países en caso que dicha transferencia sea necesaria. Proveer información a las autoridades que lo soliciten expresamente para responder requerimientos administrativos y/o judiciales, cuando éstas se encuentren en ejercicio de sus funciones. Como responsable del tratamiento de datos, ZONA CREATIVOS S.A.S. ha implementado mecanismos internos para ofrecer medidas de seguridad en la protección y tratamiento de los datos personales de sus bases de datos y mitigar el riesgo de acceso y/o uso indebido, fraudulento o no autorizado sobre los datos personales.
VI. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2.012. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) Al menos una vez cada mes calendario, y (ii) Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Responsable sólo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos En desarrollo del derecho de actualización, rectificación y supresión y conforme al principio de veracidad o calidad, en el Tratamiento de los datos personales se han adoptado las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del Tratamiento. 1. Mantener a disposición del Titular la prueba de la autorización otorgada. 2. Solicitar el retiro y supresión de las bases de datos Conforme a las disposiciones normativas sobre datos personales el Titular puede ejercer sus derechos en la dirección: Calle 13 D # 100 – 65 Bogotá- Colombia, e-mail [email protected], Teléfono 312 531 4578
VII. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización: DIRECCION DE PROCESOS DE INFORMACION. VIII. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y Revocar la autorización. Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas: 1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. LA DIRECCION DE PROCESOS DE INFORMACION dará trámite a las solicitudes recibidas, debidamente fundamentadas con claridad y precisión, provenientes de los titulares legalmente acreditados, quienes deben manifestar su intención de ejercer alguno de los derechos que se le han conferido y así lograr una respuesta igualmente clara precisa y oportuna. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2.012, podrán presentar un reclamo ante el área DIRECCION DE PROCESOS DE INFORMACION el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LA DIRECCION DE PROCESOS DE INFORMACION, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IX. DEBERES DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO Los Responsables y/o Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2.012 y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2.012. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2.012. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2.012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo y registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2.012. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. o) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. p) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
X. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ZONA CREATIVOS S.A.S
XI. MODIFICACIONES DEL MANUAL Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, en los términos descritos en el artículo 5 del decreto 1377 de 2.013, deberá ser comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. No obstante, ZONA CREATIVOS S.A.S se reserva el derecho de modificar de forma unilateral, en cualquier momento, el presente Manual o cualquier política o procedimiento relativo al Tratamiento de datos personales.
XII. FECHA DE VIGENCIA El presente Manual sobre el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 26 de septiembre de 2.018.
